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      • 汶上人才網職場經驗:如何能做個有未來的助手
      • 來源:汶上人才網   2012-03-13   
           瀏覽次數:3734
        其實在認識Rachel之前,我對“秘書”的理解跟大多數人一樣簡單,覺得秘書就是伺候人的活兒,只要有點兒眼色,沒什么太難的,最需要的就是耐心。直到有機會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天,才明白許多看似簡單的事情,做起來卻并不那樣容易。

          “提起秘書,大多數人都會想到漂亮的女孩。事實上在國外,真正優秀的秘書大多已近不惑之年,或許年齡更大。他們真的非常專業,以我現在的經驗是沒法比擬的。”這個高挑的女孩子,一身干練的職業套裝,說話時的語調平穩卻很有力度,老到的樣子顯得比同齡人成熟許多。

          “老板永遠是對的!”

          中國有句古話,“伴君如伴虎”。和上司相處的過程,不但是相互信任的過程,同時也是磨合的過程。

          Rachel回憶起自己剛入行時的一段遭遇。在法國公司做秘書時的Rachel,因為沒有太多經驗,上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識到這樣做可能導致每件事情都無法完成。于是,在進入飛利浦公司擔任亞太區總裁秘書后,她學會了積極跟上司有效溝通,不能做的一定事先明說。“上司可能會一天交付10項任務,而你或許只能做好5項,開始就應該跟上司講明白,我只能完成其中5項,如果都做,可能會做得一塌糊涂。這樣,他會另行安排合適的人選協助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答,最終吃苦果的只有自己,而且逐漸會讓老板懷疑你的能力。”

          “中國人不太善于challenge自己的上司,任何事情都容易唯命是從。但在外企,上司更愿意在第一時間知道你遇到的困難和想法,這樣更有利于他下一步工作計劃的執行。”

          “老板永遠是對的。與上司相處的過程難免會有被誤解的時候,這個時候最好先站在上司的角度思考他為什么會這樣想,而后找個合適的時解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋,只會適得其反。”

          Rachel談起自己曾經遇到過的一個麻煩。中秋節發月餅票,在計算時忘記了司機的份額,當Rachel發現時有點兒慌。一位部門經理知道后把自己的份額讓給了司機,Rachel很高興。當時上司在泰國出差,Rachel就發E-mail給他,說事情得到了解決。得到的回復卻是上司的大發雷霆:“你沒有任何權力來幫我決定事情!”Rachel當然很不開心,后來靜心一想,明白是自己在信里沒有寫清楚,讓上司誤以為自己把他的月餅票給了司機,擅自動用他的私人物品。“我當時沒有即刻打電話給他,只是寫E-mail說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解,老板會認為你在挑釁他,事情只會更糟。靜下心來找原因才是關鍵,要把握一個原則——老板永遠是對的。他發脾氣也好,表揚也好,他有自己的立場,多站在他的角度考慮問題,會讓自己做事情事半功倍。”

          潛伏的“貴人”

          “我一直相信一句話,‘你成功的一半是由上司定義的’。和上司的融洽相處,同時也是對自己的成全。”Rachel談起這一點深有體會。

          Rachel離開秘書行業已經有半年時間了,而她的事業轉型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要調任北京,當時的Rachel有兩個選擇,和老板一同去北京繼續秘書工作;或者留在上海,重新開始另一個新角色,在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經過幾夜不眠的思量,Rachel決定選擇后者。

          “我相信跟我共過事的人,再做任何事情都同樣出色。”這是上司臨走時留給她的一句話。Rachel開始做一個真正意義上的職員,開始有機會接觸公司的核心業務。初期的轉型困難重重,前任上司卻在遙遠的北京一直關心著Rachel的成長。每次回上海,有機會的話都會面對面給她肯定和鼓勵,讓從沒學過金融的Rachel越來越有信心,在新崗位上也越來越適應。

          專家點評

          人總站在自己的角度看問題,永遠看不清問題的全部,每一個故事都會有屬于它的死角,就好像員工看自己的老板,會覺得他難相處,可說不定老板也有自己的故事呢。員工與老板相處可以嘗試以下幾點:

          1、學會換位思考:別遇到什么事都去抱怨別人,站在別人的角度想一想。

          做助手工作真的很難,一方面需要給領導提建議、當“軍師”,另一方面自己說的話不一定算數。職場很多人就會大發感慨了,“做人難,做人助手更難”。其實在認識Rachel之前,我對“秘書”的理解跟大多數人一……

          2、降低期望值:別將期望定得太高,希望越大失望越大。

          3、發揮優勢資源:認識自我:把自己的強項表現出來讓老板知道,告訴他你也有這個能力去很好地完成任務。

          4、凡事多溝通:老板不是高不可攀的,有事情多和老板談談,讓老板理解你的意思。

          5、幽大于默:生活、工作中多幽自己一默,別默默無聞不出聲,學會自我調整。

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